部门移交清单（样表）关于做好2018年度档案材料移交工作的通知

校属各部门（学院）：

2018年度档案材料的立卷归档工作已经开始，为确保学院各项工作形成的档案材料完整归档并进一步提高档案质量，现就有关事项通知如下：

一、文件材料归档范围

1.各部门收集档案按照《湖北工业职业技术学院档案“三合一”制度》分类方案、归档范围和保管期限表执行。

2.各单位举办重大活动、专项重要工作，如学校召开的重要会议、承办市级以上学术会议、教学评估、论坛等形成的、具有保存价值的各类成套文件材料由主办部门将纸质件与电子件双套进行移交归档。

3.教学、科研、设备、基建、审计、财会形成的档案材料，实行部门预立卷。

4.人事档案、学籍档案及院（系、部）存教学档案暂由本部门自行管理。

二、档案材料移交要求

1.凡移交的文件材料，各单位要做到完整、齐全，以确保文件材料的准确性。

2.凡立卷归档的各类文件材料都应是原件，复印件及传真件等一般不能做为归档材料。重要文件材料的印章、签名、形成时间等要素要完善，各类文件用纸（A4）、书写墨迹（黑水笔迹）等要规范、标准，以确保文件材料的有效性。

3.获市级以上的集体奖牌及个人证书原件，各部门兼职档案员收齐移交到档案室后档案馆将对个人证书进行扫描、复印存档；对奖牌集中拍照存档。根据获奖部门和个人意愿，原件留存档案馆或个人保管均可。

4. 对于保密性较强档案材料，在移交时应加以说明。

5.结合本次干部轮岗，对于一般性材料可交给后任干部，对于重要的原始文件、档案和过程材料直接移交给档案馆。

三、档案材料归档时间及移交程序

1.移交时间:2019年2月20日—4月20日。

2.移交程序：各归档单位兼职档案员将文件材料汇总集中后分类，按移交清单样表（附件）进行修改和填写，移交目录一式两份，移交单位与档案馆各执一份。

3.各单位在档案整理中遇到问题，或有不清楚的地方，可随时与档案馆联系，电话：8127445（罗芸红）、8126035（田萍、吕莉）。

特此通知。

附件：部门移交清单（样表）

                               校档案馆

                             2019年2月20日